Dokumenty pracownicze do elektronicznego archiwum
Dokumenty pracownicze mają być przechowywane tylko przez 10 lat. I nie tylko w wersji papierowej, także elektronicznej. To pomysł Ministerstwa Rozwoju.
Dziś akta płacowe i osobowe pracownika trzeba przechowywać 50 lat od chwili jego zwolnienia. Świadectwo pracy i zaświadczenia o zarobkach są potrzebne w jednym celu - do ustaleni prawa do emerytury i jej wysokości.
Kiedyś dokumenty płacowe firmy musiały gromadzić tylko przez 12 lat. Dlatego dziś wielu pracowników ma problemy z udowodnieniem swoich zarobków sprzed wielu lat. Przez to ma niższą emeryturę.
Bo dziś sprawa wygląda tak, że za udokumentowanie zarobków i okresów pracy odpowiada wyłącznie pracownik.
Wicepremier Mateusz Morawiecki chce, by akta osobowe i płacowe obowiązkowo przechowywano przez 10 lat od zwolnienia pracownika, można by to zrobić w wersji papierowej, elektronicznej lub mieszanej.
Chronili dłużej niż 12 lat
Czy skrócenie czasu przechowywania akt do 10 lat będzie korzyścią dla przedsiębiorców, a pracownicy na tym nie stracą?
Bydgoska PESA, firma, która zatrudnia średnio około 3,5 tys. pracowników, sama prowadzi zakładowe archiwum. Dla każdego musi przechować dokumentację płacową i osobową, nawet, jeśli przepracował tylko miesiąc. Papierowych akt są więc setki metrów.
Po duplikaty zgubionych dokumentów przychodzą ludzie, którzy przed lat pracowali jeszcze w ZNTK (PESA jest ich następcą). A ZNTK zatrudniały okresowo nawet 5 tys. osób.
- Dla firmy skrócenie okresu przechowywania akt to ułatwienie i obniżenie kosztów, czyli jest łatwiej i taniej - mówi Michał Żurowski, rzecznik prasowy PESY. Nie kryje jednak, że uczucia w tej sprawie ma mieszane. Bo jest to korzyść dla pracodawców, ale pracownicy nie powinni na tym stracić. Mówi: - Widać, z jakim trudem dziś ludzie odtwarzają swoje zarobki sprzed lat, potrzebne do wyliczenia kapitału początkowego.
ZNTK, poprzednik PESY, , mimo że firma mogła kiedyś zniszczyć akta płacowe po 12 latach, nie robiła tego. Trzymała dokumenty znacznie dłużej. Wielu pracowników na tym skorzystało.
Własne archiwum ma też włocławski Urząd Miasta. I ciągle przychodzą tu pracownicy szukający dokumentów sprzed lat 20, 30, nawet 40.
- Gdybyśmy teraz musieli zamienić papierowe dokumenty na elektroniczne to niebywałe koszty i praca - zauważa Bartłomiej Kucharczyk, rzecznik prezydenta Włocławka. - Pewnie tego nie unikniemy, bo świat się digitalizuje, jednak data graniczna powinna być ustalona z dużym wyprzedzeniem.
Podwójne archiwum
Podwójnie, bo papierowo i elektronicznie już archiwizuje dokumenty pracowników Agencja Pracy Tymczasowej Work Service. - Robimy to od 2010 roku przewidując, że prędzej czy później do digitalizacji dokumentów dojdzie - wyjaśnia Andrzej Kubisiak, szef biura prasowego.
Papierowe archiwum prowadzi firma zewnętrzna. Rozrasta się, bo jest rotacja pracowników. - Gdyby dokumenty można było przechowywać tylko w formie cyfrowej, a tak jest zapisane w założeniach projektu, byłoby to dla nas korzystne - nie ukrywa Kubisiak. - Byłoby tańsze, oszczędziłoby podwójnej pracy, no i usankcjonowało to, co już robimy.
Informatycy wskazują jednak, że dokumenty musiałyby być przechowywane w systemie, a nie na żadnych nośnikach. Bo one też się niszczą.
- Mamy zabezpieczenia przed zniszczeniem, dane można odzyskać na drugim serwerze - zapewnia Kubisiak. Dodaje, że łatwiej jest odnaleźć dokumenty w systemie elektronicznym niż papierowe.
Duża rola ZUS
Skrócenie czasu przechowywania akt nie może odbić się na pracownikach. Co trzeba by zrobić, by oni nie ucierpieli?
Fachowcy z branży przechowywania dokumentów papierowych zwracają uwagę, że od kilkunastu lat duże firmy prowadzą działy HR elektronicznie. Wszystkie dane mają w systemie, w komputerze. Nie mówi się jednak o tym, by te dane przekazać do ZUS. Bo każdy pracuje w innym, komercyjnym programie, do którego kupuje licencję. Więc to wszystko z sobą nie współgra.
Bez odpowiedzi jest te pytanie, dlaczego musimy gromadzić dokumenty po 1998 roku, jeśli każdy pracownik ma założone w ZUS indywidualne konto, na którym zapisywane są jego składki?
Póki państwo nie weźmie na siebie części odpowiedzialności za dokumenty już do ZUS przekazane przez pracodawców, za informacje zapisane na kontach pracowników, póty nie będzie to dobre rozwiązanie.
Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych podporządkowane jest archiwum dokumentacji pracowniczej w Milanówku. Jakie rozwiązania powinny być przyjęte, by na skróceniu czasu przechowywania akt nie ucierpieli pracownicy?
Anna Belka, rzecznik prasowy NDAP uważa, że skrócić można czas obecnie powstającej dokumentacji. Ale tylko pod warunkiem, że nastąpią zmiany systemowe, które umożliwią pracownikom wiarygodne dokumentowanie składek odprowadzanych na fundusz ubezpieczeń społecznych. Tak, żeby mogliby skutecznie dochodzić swoich praw. Wtedy czas przechowywania dokumentacji ma charakter wtórny. - Kluczowa będzie rola i postawa ZUS i jego gotowość do gromadzenia i przechowywania wszelkich niezbędnych danych w swoim systemie - uważa Anna Belka.
Ministerialne założenia przewidują, że krótszy czas archiwizowania akt pracowniczych dotyczyłby tylko osób, które zaczęły pracę po 31 grudnia 1998 r., czyli po wprowadzeniu reformy.
Gdyby przepisy w takiej wersji weszły w życie, część akt mogłaby już być zniszczona.